人件費をどう適正化するか｜標準業務と標準シフトの設計
人件費を前年実績の延長で決めると、忙しさの原因や必要人数が見えません。まず標準業務と標準時間を定め、必要人数とシフトを逆算します。
人件費は人数削減ではなく業務設計から適正化するのが基本です。
人を減らす前に仕事を標準化します。
強欲な青木
消防設備士必要人数はその後に決めます。
一日の標準業務と時間を決める
強欲な青木消防設備士一日の仕事を作業単位へ分解し標準時間を置くことから始めます。
受付、点検準備、機材積込み、現場作業、報告書作成、片付けなどを列挙します。繁忙日の例外ではなく、標準日に必要な仕事と時間を測ります。
業務量から必要人数を逆算する
㈱防災屋
BO-Pro®総作業時間を役割別に集計して必要人数へ変換すると過不足が見えます。
出典は、標準業務に必要な人員を工数単位で配置する手順を示しています。資格者にしかできない業務と補助可能な業務を分け、資格者へ作業が集中しない形にします。
売上変動に合わせ標準シフトを作る
㈱防災屋消防設備士季節・曜日・時間帯の需要差を標準シフトへ反映する必要があります。
日次だけでなく、週間・月間・年間の標準業務と時間を設定します。忙しい時間へ必要技能を置き、閑散時間には報告書や整備など移動可能な業務を組み込みます。
条件の違う２拠点で検証する
強欲な青木BO-Pro®同規模で需要構造が異なる２拠点を比較検証すると標準の適用範囲が分かります。
出典では２店舗で標準シフトを試し、一方は１か月で目標達成、もう一方は未達でした。業務標準と教育を見直した結果、３か月目に両店が達成しています。
未達店は教育と管理から直す
㈱防災屋BO-Pro®未達原因を人員数だけでなく標準業務と教育から診断することが大切です。
標準シフトが成立する前提は、業務標準が明確で、従業員が理解し、一定水準まで教育されていることです。達成店の運用を横展開し、未達店は管理方法と再教育をセットで改善します。
よくある質問
前年の人件費実績を基準にしてはいけませんか？
参考にはなりますが、既存の無駄も引き継ぐため、標準業務から再計算します。
標準時間は誰が測りますか？
現場担当者と管理者が実測し、条件差と例外を記録して合意します。
検証は何店舗必要ですか？
出典例は同規模で条件が異なる２店舗を選び、週単位で結果を確認しています。
人件費を下げるとサービス品質が落ちませんか？
品質と売上を同時に測り、業務標準と教育が成立する範囲で運用します。
☑ 業務を作業単位へ分解する
⇒ 一日の標準業務と標準時間を実測します。
☑ 工数から人数を逆算する
⇒ 役割と資格要件別に必要人員を配置します。
☑ 需要変動をシフトへ反映する
⇒ 季節・曜日・時間帯に合わせて調整します。
☑ ２拠点で試す
⇒ 同規模で条件の違う店舗を週単位で比較します。
☑ 未達原因を教育まで掘る
⇒ 業務理解・時間管理・再教育をセットで直します。
☑ 品質と売上を同時確認する
⇒ 人件費だけを単独で削減しません。
初期投資の設計は、投資回収期間の考え方もご覧ください。
