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2026.09

建築設備の定期検査報告書はどんな書類で構成されているのか｜不具合報告から台帳の閲覧まで解説

建築設備の定期検査を終えたら、結果をまとめて特定行政庁へ提出しますが、実は１枚の報告書だけでは完結しません。
検査結果表や測定表など、複数の書類を組み合わせて初めて提出書類が完成する仕組みになっています。
なかでも見落とされがちなのが、前回の検査以降に生じた不具合を書く「第三面」の存在です。
この記事では、報告書の構成から不具合報告の書き方、提出後の扱いまでを整理して解説します。

報告書を提出したら、それで手続きは終わりだと思っていました。
不具合があった場合の書類まで必要とは知りませんでした。

報告書は第一面から第三面まで、検査結果表や測定表と組み合わせて初めて１件の提出書類になります。
不具合があれば、そのぶんの記載も必要です。

具体的にどの書類にどんな情報を書けばいいのか、まだよく分かっていません。
不具合の記載欄も、どう埋めればいいのか不安です。

報告書の構成から不具合の書き方、提出後の保管や閲覧の扱いまで順番に整理していきましょう。

この記事の結論

建築設備（昇降機を除く）の定期検査は、報告書・検査結果表・測定表の３点セットで特定行政庁に提出する（建築基準法施行規則第６条第３項）
報告書は第一面・第二面・第三面の３つの面で構成され、第三面には前回検査以降に生じた不具合を記載する
第三面に書くのは、第二面の６欄・10欄・14欄・18欄で指摘済みのもの「以外」の不具合に限られる
不具合の記載は、把握年月・概要・原因・改善予定・改善措置の５項目で整理する
特定行政庁には台帳の整備義務があり（法第12条第８項）、定期検査報告概要書は請求があれば閲覧に供される（法第93条の２）

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定期検査の結果はなぜ複数の書類に分けて提出するのか

報告書１枚だけを特定行政庁に出せば済む、と考えている方は少なくありません。
実際には、性質の異なる書類を組み合わせて初めて提出書類が完成します。

問１　建築設備（昇降機を除く）の定期検査の結果は、どのような書類によって特定行政庁に報告することとされているか。

答１　建築基準法施行規則第６条第３項により、建築設備（昇降機を除く）にあっては別記第三十六号の六様式による報告書及び別記第三十六号の七様式による定期検査報告概要書に、国土交通大臣が定める検査結果表を添えてするものとされている。

報告書・検査結果表・概要書はそれぞれ役割が異なります。
報告書（第三十六号の六様式）は所有者・管理者・検査者の情報や検査結果の概要を記載する書類、検査結果表は告示第285号にもとづく検査項目ごとの判定を記録する書類、定期検査報告概要書は特定行政庁の台帳に載る要約書類です。
報告書自体も鑑（第一面）・建築設備の状況等（第二面）・不具合の状況（第三面）の３つの面に分かれており、面ごとに書く内容が決まっています。
この３点セットのどれかが欠けると、報告書として受理されない可能性があるため、提出前に構成を確認しておくことが大切です。

報告書と検査結果表は、同じ内容を２回書いているだけだと思っていました。
役割が違うとは知りませんでした。

報告書は概要、検査結果表は項目ごとの判定というように役割分担があります。
まずはこの３点セットを揃えることから始めましょう。

第二面の指摘と第三面の不具合報告はどう違うのか

第二面にも「指摘の内容」を書く欄があるのに、なぜ別に第三面が用意されているのでしょうか。
両者は、対象にしている時点が違います。

問２　報告書の第三面には、どのような場合にどのような内容を記載することとされているか。

答２　所有者又は管理者から、前回の定期検査以降に生じた建築設備の故障、異常動作、損傷、腐食その他の劣化に起因するもの（不具合）の履歴について聞き取り調査を行い、不具合があった場合は、報告書第二面の６欄、10欄、14欄又は18欄において指摘されるもの以外のものについて、第三面の「建築設備に係る不具合の状況」欄に記載し報告することとされている。

第二面は「今回の検査で見つかったこと」、第三面は「今回の検査以外で分かっていること」を書く欄です。
第二面の６欄・10欄・14欄・18欄は、換気・排煙・非常用照明・給排水それぞれの設備区分について、今回の検査で指摘した内容を書く欄です。
一方、機器の異常動作等は定常的に発生するとは限らず、検査のタイミングで把握できるとは限りません。
そこで第三面では、所有者や管理者への聞き取りをもとに、検査では見えなかった不具合まで拾い上げる仕組みになっています。

検査で見つかったことと、それ以外の不具合を分けて書く決まりなんですね。
両方に同じことを書いてしまいそうです。

第二面に書いた内容は、第三面には重複して書きません。
聞き取りの内容を先に整理しておくと迷わずに済みます。

不具合として書くべき５つの記載事項とは何か

第三面に「不具合があった」とだけ書いても、報告としては不十分です。
基準書は、記載すべき項目を５つに整理しています。

問３　第三面の「建築設備に係る不具合の状況」欄には、具体的にどのような項目を記載するか。

答３　不具合を把握した年月・不具合の概要・考えられる原因・改善（予定）年月・改善措置の概要等の５項目を記載する。不具合の概要は箇所を可能な限り特定した上で防災上及び衛生上の影響を検討して具体的に記入し、改善の予定がない場合は改善（予定）年月の欄に「－」マークを記入する。

この５項目は、不具合を放置しないための最低限のチェックリストです。
不具合を把握した年月と不具合の概要で「いつ・どこで・何が」を明らかにし、考えられる原因で背景を整理します（原因が不明なときは「不明」と記入します）。
そのうえで改善（予定）年月と改善措置の概要等を書き、既に改善済みなら実施年月を、これから改善するなら予定年月を（　）書きで記入します。
発生した不具合については、原因究明がなされているか、改善工事により正常な状態に復帰したかの２点を確認する必要があり、この５項目を埋めることがその確認作業そのものになります。

原因が分からない不具合は、どう書けばいいのか迷っていました。
「不明」と書いてよいなら安心です。

無理に原因を決めつけず「不明」と書いて構いません。
改善の予定だけは必ず（　）書きで明記しましょう。

確認済証や検査済証の交付日はなぜ書かせるのか

第二面の冒頭には、建築物の概要と並んで確認済証・検査済証の交付日を書く欄があります。
検査項目そのものとは関係なさそうに見えますが、実は重要な役割があります。

問４　報告書第二面には、確認済証や検査済証に関してどのような事項を記載するか。

答４　第二面「建築設備の状況等」の欄には、確認済証交付年月日及び交付者、検査済証交付年月日及び交付者を記載するほか、今回の検査日、前回の検査の実施日及び前回の検査に関する書類の写しの有無を記載する。

この欄は、その建築設備がいつの基準で設置されたかを特定するための情報です。
建築設備は法改正のたびに構造基準が見直されており、確認済証の交付日が分かれば、どの時点の基準が適用される設備かを特定できます。
現行基準に合っていない部分があっても、それが既存不適格として扱われるかどうかは、この交付日と過去の改正時期の関係で決まります。
前回の検査に関する書類の写しも、検査の継続性を確認するための資料として位置づけられており、写しが無い場合でも「無」にチェックすれば提出自体は可能です。

古いビルなので確認済証がどこにあるか分かりません。
交付日が分からないと報告書は作れないのでしょうか。

特定行政庁の台帳に記録が残っていることが多いので、まずはそちらに照会してみましょう。
見つからない場合の扱いも合わせて相談できます。

提出した報告書はその後どう扱われるのか

提出して終わり、と考えがちですが、報告書には提出後の役割も定められています。
台帳への記載と、第三者による閲覧の２つです。

問５　特定行政庁に提出された定期検査報告概要書は、その後どのように扱われるか。

答５　特定行政庁は、確認その他の処分及び定期検査の報告に係る建築物の敷地、構造、建築設備又は用途に関する台帳を整備し、保存しなければならない（建築基準法第12条第８項）。定期検査報告概要書は台帳の記載事項の一つとされており、第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないものとして、閲覧の請求があった場合には閲覧させなければならない（法第93条の２）。

報告書一式のうち、概要書だけは公衆の目に触れる可能性がある書類です。
検査結果の詳細まですべて公開されるわけではなく、定期検査報告概要書（第三十六号の七様式）など省令で定められた書類に限って閲覧対象になります。
閲覧の方法や場所は特定行政庁ごとに閲覧規程を定めて告示することとされているため、実際に閲覧したい場合は所管の特定行政庁の窓口に確認する必要があります。
所有者や管理者にとっては、いい加減な報告書がそのまま台帳に残り続けることになるため、正確な記載を積み重ねることが結果的に建物の信頼性にもつながります。

報告書の一部が誰でも見られる可能性があるとは知りませんでした。
提出前にもう一度内容を見直したくなりますね。

閲覧される可能性を意識しておくと、記載も自然と丁寧になります。
迷ったときは提出前に一度見直す習慣をつけましょう。