特例認定の審査が長引くと認定は失効するのか｜通知書の書き方と交付方法も解説

特例認定の審査には時間がかかることがあり、その間に前の認定の３年が満了してしまう建物もあります。
認定・不認定の通知書に何をどこまで書くのか、受け取り方や、管理権原が分かれた建物での認定期間の書き方も迷いやすいところです。
これらは大阪市などが公表するチェックリストには出てこない、通知そのものの実務です。
質疑応答が示したのは審査中に前の認定期限が来ても、通知が届くまでは効力が続くという仕組みです。

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審査が長引いて前の認定の期限が来たら認定は切れるのか

再申請の審査中に、前の認定の３年間が満了してしまう建物もあります。
その場合、認定はいったん切れてしまうのでしょうか。 通知が届くまでは前の認定が生き続けます。
特例認定は３年で失効するのが原則ですが、更新の審査には時間がかかることがあります。条文はこの空白期間を埋めるために、認定または不認定の通知が到達するまでの間、従前の認定の効力を延長するという仕組みをあらかじめ用意しています。
申請者の側から見れば、審査が長引いたことを理由に認定の空白期間が生じる心配はしなくてよいということです。
ただし延長されるのはあくまで通知が届くまでで、不認定の通知が届けば効力はそこで終わります。
更新の申請は前の認定の期限ぎりぎりではなく、余裕を持って早めに出しておいてください。

認定不認定の通知に建物の名称はどう書かれるか

管理権原が分かれている建物では、認定はテナントごとに出ることもあります。
通知書の名称欄には、建物全体の名前が書かれるのでしょうか。 基本は申請書と同じ書き方です。
通知書の名称欄は、申請書の名称欄をそのまま引き継ぐのが原則です。ただし管理権原が分かれている建物では、建物全体の名前だけではどの部分に対する認定なのかが読み取れません。そこで、階数やテナント名などを添えて範囲がわかるように記載することが望ましいとされています。
自分のテナント名がそのまま書かれるとは限らない点は覚えておいてください。
届いた通知書の名称欄が建物名だけだった場合は、対象範囲を消防機関に確認しておくと安心です。
表示制度を使う予定があるなら、なおさら範囲の記載を明確にしてもらいましょう。

不認定の理由はどこまで書いてもらえるか

不認定の通知を受け取っても、理由がひとつしか書かれていないと、他に直すべき点があるのか分かりません。
理由は全部書いてもらえるものなのでしょうか。 理由は複数あれば全部書いてもらえます。
不認定の理由が複数あるときは、そのすべてを通知書に記載することが望ましいとされています。あわせて、審査の過程で検査をしなかった項目があれば、その旨も記載することが望ましいとされました。
理由が１つしか書かれていない通知を受け取ったら、それだけを直せば認定が通ると考えてしまいがちです。
しかし検査未実施の項目がある場合、そこは審査の対象にすらなっていない可能性があります。
再申請の前に、通知書に書かれた理由と検査済みの範囲の両方を消防機関に確認しておいてください。

認定通知書はどうやって受け取るのか

窓口に取りに行けない場合、通知書は郵送してもらえるのでしょうか。
その場合の郵送方法も気になります。 原則は窓口での手渡しです。
認定通知書も不認定通知書も、まずは申請者への直接交付が原則とされています。窓口に行けず不認定通知書を郵送してもらう場合は、配達証明付きの内容証明郵便という、届いた事実と内容の両方を残す方法が使われます。
普通郵便で済まされる話ではないということです。
これは不認定という重い通知を、後から「届いていない」と言われないようにするための扱いだと考えられます。
窓口に行けない事情があるなら、郵送を希望する旨と、内容証明郵便になることをあらかじめ申請時に確認しておいてください。

権原が分かれた建物の認定期間はどう決まるか

テナントごとに認定を受けた時期が違う建物では、防火優良認定証にどの期間を書けばよいのでしょうか。
全員がバラバラの日付のままでは、証を見た人が混乱してしまいます。 全員がそろっている期間だけが表示されます。
テナントごとに認定日がずれている建物では、防火優良認定証に書く期間は「一番遅く認定を受けた人の日付」を始期、「一番早く失効する人の日付」を終期として記載します。つまり全管理権原者の認定期間が重なっている部分だけが証に表示される仕組みです。
自分のテナントの認定期間がまだ残っていても、他のテナントの認定が先に切れれば、証の表示上の期間はそこで終わります。
表示されている期間と、自分自身の認定の有効期限は別物だと理解しておいてください。
複数の管理権原者がいる建物では、お互いの認定の更新時期をあらかじめ共有しておくと、証の期間が不必要に短くなるのを防げます。

よくある質問

参考・出典

• 防火対象物定期点検報告制度に関する執務資料について（平成14年12月　消防庁防火安全室）
• 消防法第８条の２の２、第８条の２の３
• 消防実務六法 質疑応答編

※本記事は公表されている法令および通達に基づく一般的な解説です。掲載した回答はそれぞれの発出当時のもので、通知番号や機関の名称等は当時のものです。その後の改正により運用が変わっている場合があります。個別の事案についての適用は、所轄消防署にご確認ください。