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2022.01

防火設備定期検査の報告書はどう作成し提出するのか｜検査者の資格から不具合の記載まで解説

防火設備の定期検査は、扉やシャッターの状態を確認して終わりではありません。
検査の結果を正しい様式でまとめ、特定行政庁へ報告して初めて手続きが完了します。
報告書には検査者の資格や、指摘内容のチェック欄など、書き方に細かいルールがあります。
この記事では報告書の作成から提出までに押さえておきたいポイントを解説します。

検査自体は無事終わったんですが、報告書の書き方がよく分からなくて。

報告書は様式が決まっていて、チェック欄の対応関係を押さえれば迷いません。

検査者の欄とか、指摘のチェックとか、細かい項目が多いですよね。

今回は報告書の全体像から、提出前の確認までまとめて解説します。

この記事の結論

防火設備の定期検査結果は、建築基準法第12条第３項に基づき、別記第三十六号の八様式の報告書と検査結果表をセットで特定行政庁に提出します。
報告書の検査者欄に記入できるのは、一級建築士・二級建築士、または防火設備検査員資格者証の交付を受けた者に限られます。
第一面と第二面の「要是正の指摘あり」「既存不適格」のチェックは、両面で必ず一致させます。
前回検査以降に把握した不具合がなければ、第三面は省略できます。
検査対象の防火設備は、扉・シャッター・クロススクリーンは枚数、ドレンチャーは散水ヘッドの合計台数で記入します。

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防火設備定期検査の報告書作成から特定行政庁への提出までの５つの手順を示すインフォグラフィック

防火設備定期検査の報告書は何をセットで提出するのか

防火設備の検査が終わったら、次は報告書の作成です。
どんな様式を、どこへ提出すればよいのかを確認しましょう。

防火設備の定期検査を終えたあと、所有者は検査の結果をどのような書類にまとめて、どこへ提出しなければならないか。

建築基準法第12条第３項に基づき、防火設備を含む建築設備等の所有者は定期に検査をさせ、その結果を特定行政庁に報告しなければならない。防火設備の場合、建築基準法施行規則第６条第３項により、別記第三十六号の八様式による定期検査報告書と別記第三十六号の九様式による定期検査報告概要書に、国土交通大臣が定める検査結果表を添えて提出する。

報告書は「検査結果表」とセットで初めて完成する書類です。
第一面には所有者・管理者・検査者の情報と指摘の有無を、第二面には建築物や防火設備の概要と検査結果の詳細を記入します。
特定行政庁が独自の様式や検査結果表を定めている場合は、そちらの様式に従う必要があります。
様式の名称や添付書類を取り違えると、窓口で受理されないことがあるため、事前に所轄の特定行政庁へ確認しておくと安心です。
次の項目では、報告書に名前を書く検査者の資格について見ていきます。

報告書と検査結果表って、別々の書類なんですね。

はい、２つがそろって初めて提出できる書類になります。
様式の番号もあわせて確認しておきましょう。

報告書の検査者欄には誰の氏名を書けるのか

報告書の検査者氏名欄は、誰でも書けるわけではありません。
検査を行った人の資格によって、記入できる内容が決まっています。

報告書の検査者氏名欄には、どのような資格を持つ人の氏名を記入できるのか。

検査者として記入できるのは、一級建築士・二級建築士、または防火設備検査員資格者証の交付を受けている者に限られる。検査者が２人以上のときは代表となる検査者を検査者氏名欄に記入し、単独で検査した場合は「その他の検査者」欄を削除してよい。検査者が法人に勤務している場合は勤務先を、勤務していない場合は住所を記入する。

検査者欄に書けるのは、決められた資格を持つ人だけです。
建築基準法施行規則第６条の５第２項は、建築設備等検査員資格者証の種類として建築設備検査員・防火設備検査員・昇降機等検査員の三種類を定めています。
防火設備の検査では、一級建築士・二級建築士のほか、この防火設備検査員資格者証の交付を受けた者が検査者になれます。
複数人で検査した場合でも、報告書に書くのは代表となる検査者１人で足り、残りは「その他の検査者」欄を使うかどうかを判断します。
検査者の資格が違えば記入欄の書き方も変わるため、資格者証の種類を最初に確認しておくと迷いません。

検査者は建築士じゃないとダメだと思っていました。

いいえ、防火設備検査員という専門の資格でも検査者になれます。

第一面と第二面の指摘に関するチェック欄はどう対応させるのか

報告書には、指摘の有無を書くチェック欄が複数のページにまたがっています。
このチェックがずれていると、書類の整合性が取れなくなってしまいます。

報告書の第一面と第二面にある「要是正の指摘あり」「既存不適格」のチェック欄は、どのように対応させればよいか。

第二面の検査結果欄で「要是正の指摘あり」にチェックを入れた場合は、第一面の同じ項目にも必ずチェックを入れる。「既存不適格」に該当することが確認できた場合も同様に、両方の面でチェックをそろえる。あわせて、改善予定がある場合は予定年月を、ない場合は「無」であることを記入する。

第一面と第二面の指摘欄は、必ずセットで一致させます。
第二面でチェックした指摘の有無は、報告書の顔となる第一面の要旨欄にもそのまま反映させる決まりです。
片方だけチェックが入っていると、書類全体の整合性が取れず、特定行政庁の窓口で確認を求められる原因になります。
既存不適格に該当する指摘は、要是正の指摘とは別に既存不適格の欄にもチェックを入れる点を見落とさないようにします。
改善予定の有無は、有無どちらであっても必ずどちらかにチェックを入れ、空欄のままにしないことが大切です。

チェック欄って、１か所書けばいいわけじゃないんですね。

はい、同じ内容を複数のページで一致させる必要があります。

不具合の状況を記録する第三面はいつ書けばよいのか

検査中に指摘した内容とは別に、経年で気づいた不具合を記録する欄もあります。
どんなときに書き、どんなときに省略してよいのかを整理します。

報告書第三面の「防火設備に係る不具合の状況」は、どのような場合に記入し、どのような場合に省略できるのか。

第三面には、前回検査時以降に把握した不具合のうち、第二面の検査結果として指摘したもの以外を記入する。前回検査以降に不具合を把握していない場合は、第三面自体を省略できる。不具合の概要は設置区画も含めて具体的に書き、原因が分からない場合は「不明」と記入する。改善の予定がない場合は改善予定年月の欄に「－」と記入する。

第三面は「省略できる欄」だと知っておくだけで迷いが減ります。
第三面が対象にするのは、今回の検査結果とは別に把握している不具合で、これまでの故障や異常動作の記録がある場合に使います。
把握している不具合がなければ、無理に空欄を作らず第三面ごと省略してかまいません。
原因が分からない不具合を無理に断定して書く必要はなく、「不明」とそのまま記入すれば足ります。
改善の予定がなければその理由をあわせて書き、予定があれば改善予定年月を具体的に記入します。

不具合がなければ、この欄は空白のままでいいんですか。

空白ではなく、第三面ごと省略という扱いになります。

報告書を仕上げる前に何を確認しておけばよいのか

様式を埋め終えたら、提出前にもう一度見直しておきたい項目があります。
小さな確認漏れが、受理までの時間を長引かせる原因になります。

報告書を提出する前に、確認しておいたほうがよい項目には何があるか。

前回の検査に関する書類の写しを保存しているかどうか、検査対象の防火設備の種類ごとの数量（防火扉・防火シャッター・耐火クロススクリーンは枚数、ドレンチャーは散水ヘッドの合計台数）、報告先となる特定行政庁の名称、検査結果表の内容と報告書の記載が食い違っていないかを確認しておく。

提出前の見直しは、書き終えた後の数分で済みます。
前回の検査に関する書類の写しを保存しているかどうかは、次回以降の検査でも確認される項目なので、この機会に保管状況を見直しておきましょう。
防火設備の数量は種類ごとに数え方が違い、扉・シャッター・クロススクリーンは枚数、ドレンチャーは散水ヘッドの合計個数で記入します。
報告先の特定行政庁は建物の所在地によって異なるため、宛先を書く前に必ず確認します。
最後に検査結果表と報告書の記載内容を見比べ、チェック欄や数値にずれがないかを確かめてから提出しましょう。

提出前に見直すだけで、そんなに変わるものなんですか。

はい、確認漏れがあると窓口で差し戻されることもあります。